Die Motive zur Katalogisierung der eigenen Sammlung sind vielfältig: Den Überblick behalten, Bilder und Informationen griffbereit haben, eine Dokumenatation für Versicherungszwecke erstellen oder auch den Verkauf bzw. die Weitergabe vorbereiten sind nur einige davon. In jedem Einzelfall stellt sich aber immer schnell die Frage nach geeigneten Methoden und Mitteln. Immerhin müssen meist Hunderte oder sogar Tausende Objekte erfasst werden – dieser Zeitaufwand will gut überlegt sein.
Colido gibt genau hierauf die passende Antwort: Eine aus der Perspektive des Privatsammlers einfach zu bedienende, optisch ansprechende und dennoch umfassende Sammlungsverwaltung, die Datensicherheit mit den Vorteilen einer Internet-basierten Lösung verbindet.
Zwar steht auch hier am Anfang das Einpflegen der Informationen, aber die intuitive und selbst erklärende Benutzeroberfläche vereinfacht diese Aufgabe erheblich. Der sehr detaillierte Erfassungsdialog lässt sich individualisieren, sodass je nach Belieben nur Basisinformationen oder aber sehr spezifische Merkmale zu jedem Objekt abgefragt werden. Neben den Objektdaten können auch Fotos und Dokumente wie PDF- oder DOC-Dateien hinzugefügt werden. Sind die Daten einmal erfasst, bieten sich dem Sammler vielfältige Optionen zur Darstellung oder Ausgabe in Form von Listen und Labels bis hin zur Freigabe ausgewählter Informationen in Form von Galerien für Dritte per Link.
Eine Volltextsuche und die Filterfunktion sorgen dafür, auch in sehr großen Sammlungen sekundenschnell das gewünschte Objekt zu finden. Die in der Plus-Version zusätzlich verfügbare Standortverwaltung ermöglicht eine virtuelle Darstellung des eigenen Aufbewahrungssystems und die entsprechende Objektzuordnung. Durch die Erstellung von sogenannten „Sets“ lassen sich Objekte beliebig gruppieren, bspw. nach Regionen, Alter, Zustand oder jedem anderen selbstgewählten Kriterium.
Ursprünglich wurde Colido zur Erfassung von Mineraliensammlungen entwickelt, bietet inzwischen aber auch sehr detaillierte Katalogvorlagen für Münzen, Geldscheine und Kunst. Wer seine Sammlung bereits digital erfasst hat, kann diese über eine Import-Funktion als CSV-Datei in Colido übernehmen. Ebenso lässt sich der eigene Katalog jederzeit als CSV-Datei z. B. zu Sicherungszwecken wieder exportieren. Colido ist eine sogenannte Cloud-Lösung, das heißt, dass alle Daten auf gesicherten Servern in Deutschland abgelegt sind. Der Zugang zur eigenen Sammlung ist passwortgeschützt und auch unterwegs von Tablets oder Smartphones aus möglich. Die Anmeldung erfolgt über die Website www.colido.de app.colido.de. In der kostenlosen Basisversion stehen bereits zahlreiche Funktionen und 250 MB Speicherplatz zur Verfügung. Je nach Größe der hochgeladenen Bilder reicht das für bis zu 1.000 Objekte. Die Plus-Version kostet 9 Euro pro Monat und bietet 2 GB Speicher sowie erweiterte Möglichkeiten zur Erfassung und Ausgabe. Bei technischen Fragen steht in beiden Versionen ein E-Mail-Support zur Verfügung, der innerhalb von 24 Stunden Hilfestellung leistet. Natürlich kann man seine Sammlungskataloge dann auch als PDF erstellen lassen und Labels für jedes Objekt drucken. Die Colido GmbH mit Sitz in München ist als Anbieter der Online-Sammlungsverwaltung seit 2014 am Markt. Nach Auskunft des Unternehmens nutzen bereits über 1.000 Sammler in Deutschland die Software. Weitere Informationen finden Sie unter www.colido.de.